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Custos e processos em RH.

23 MAR 2018

Na área de Recursos Humanos, o primeiro passo para reduzir custos (meta mais recorrente no planejamento corporativo em todos os anos), sem correr riscos de comprometer a qualidade ou o desempenho da empresa, é investir na tecnologia de digitalização para tornar eletrônico o armazenamento e gerenciamento de documentos. Inclusive, a digitalização é uma importante forma das empresas atenderem demandas da Transformação Digital – constantemente apontada entre as principais tendências de tecnologia para 2018. Antes que se imagine que a digitalização vai substituir definitivamente o processo tradicional de armazenamento físico, vale destacar que isso não é possível porque algumas empresas ainda têm a obrigatoriedade por lei de preservação dos documentos originais, em papel. Há casos em que o período obrigatório chega a 30 anos. Por esse motivo, a digitalização deve ser adotada com papel “colaborativo”, sendo aplicada tanto aos “novos documentos” como aos documentos já existentes em papel que podem ser transformados em eletrônicos.

Mas será que a expectativa condiz com a realidade? Infelizmente não. A IDC divulgou neste mês de fevereiro uma pesquisa que nos mostra uma realidade muito preocupante no Brasil: a nota média para a maturidade da infraestrutura de TI no suporte à digitalização de negócios foi apenas 43,7 (em uma escala de 0 a 100). O resultado prova a necessidade de conscientização urgente por parte dos profissionais de RH (responsáveis por qualquer tipo de modificação em modelo de gestão) sobre a digitalização como um processo inovador e fundamental que gera diversos benefícios estratégicos para as empresas, tais como: reduzir custos de armazenamento; otimizar a execução dos processos de RH, ao reduzir o tempo necessário para as atividades; maior produtividade da equipe de RH, ao reduzir a realização de tarefas manuais e permitir a dedicação às atividades diárias mais estratégicas; maior rapidez para localização de todo tipo de informação, pois os arquivos permanecem disponíveis para acesso integralmente, de forma descentralizada (em qualquer local com acesso à internet) e com certeza da privacidade dos dados; controle sobre a validade dos documentos existentes ou aviso sobre documentos obrigatórios faltantes.

Para as empresas usuárias da digitalização, é necessário armazenar e administrar os documentos em uma plataforma única que possa ser customizada para atendimento às regras especificas em cada setor de atividade. Tudo isso mantendo a área de Recursos Humanos e a área de Tecnologia da Informação isentas da manutenção da plataforma, pois tal responsabilidade fica a cargo de um fornecedor que atue como o “back office” que todas as empresas devem ter e como o gerenciador completo do prontuário do funcionário, garantindo a conformidade com as normas regulamentadas pela Justiça do Trabalho – registros de admissão ou demissão, horário de expediente, férias, benefícios, medicina do trabalho e folha de pagamento, entre outros. Investir na documentação eletrônica significa praticar a gestão de RH com uma cultura moderna baseada em conhecimento não apenas técnico, mas principalmente organizacional, para as empresas se atualizarem por meio de uma operação efetivamente digital - ao invés de apenas “dizerem que têm operações digitais” (sem ter como provar a afirmação).

Fonte : Fenacon 

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